Gestión Documental: custodia, digitalización y destrucción

Gestión integral de archivos y documentos a empresas

Desde hace más de cinco años, esta línea de actividad se presenta como la solución integral a todos los procesos y operaciones requeridos por las empresas en cuanto a la gestión de la documentación física y digital.

Por supuesto, la clave del éxito de una actividad de este tipo radica en la confidencialidad y seguridad que ofrecemos a los clientes. Así, tanto por el diseño de los procesos para garantizar el cumplimiento de la LOPD, como por el equipamiento de las instalaciones con CCTV, sistemas anti incendios, etc., ofrecemos una propuesta de plena garantía.

A partir de esto, una combinación de recursos tecnológicos, como por ejemplo los escáneres de alta producción para digitalizaciones masivas, y contar con profesionales altamente cualificados, completan la propuesta de calidad de servicio y de reducción de costes que las empresas obtienen confiándonos su documentación.

En Roncalli Gestión Documental contamos con el certificado de calidad ISO 9001.

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Consultoría documental

Nuestra oferta aporta valores como la organización de archivos y bibliotecas, implementación de oficinas sin papeles y la optimización de los procesos de información.

  • Estudio de instalaciones, procesos y equipamiento necesario, según Normativa aplicable, para facilitar el acceso a la información y evitar mantener documentación sin necesidad legal, administrativa, jurídica, etc.
  • Aplicación de la normativa más adecuada a cada organización (ISAD, ISAAR, MOREQ, MARC21, ISO, etc.)
  • Análisis funcionales para implementación, desarrollo y parametrización de herramientas informáticas para la gestión documental, workflows, etc.

Además, estamos preparados para impartir workshops y cursos de formación a medida, tanto de forma presencial como online.

Custodia, gestión y destrucción confidencial

Tras el análisis inicial de necesidades y diseño de la mejor solución, se elabora el Cuadro General de Series Documentales y el Calendario de Vigencias . A partir de aquí, una vez referenciada e inventariada la documentación, se archiva en contenedores normalizados y se establecen sistemas de “préstamo” tanto físico como digital para que los clientes puedan disponer de sus documentos en cuanto lo necesiten.

Por supuesto, con una aplicación diseñada a medida para el acceso de clientes a la documentación almacenada, solicitud de préstamos, carga masiva de información, etc.

Existen cuatro niveles de custodia para cubrir todo tipo de necesidades: contenedor, cajas AZ’s, custodia de las carpetas o expedientes y el propio documento.

Controlamos la caducidad del documento y ofrecemos la destrucción confidencial certificada.

Digitalización masiva de documentos

  • Manipulado, escaneo, captura e indexación:

Contamos con la última tecnología en plataformas de digitalización masiva de documentos lo que nos permite realizar los procesos de digitalización de forma rápida y segura, obteniendo imágenes y metadatos asociados de mayor calidad para volcarlos en los sistemas expertos de las organizaciones, optimizando la búsqueda y recuperación de información.

Utilizamos escáneres de alta producción, lo que asegura cumplir con los estándares deseados por nuestros clientes.

Ponemos a su disposición la información tanto en soporte rígido (DVD, DC-ROM, etc.) como a través de conexiones seguras FTP, correo electrónico cifrado, etc.

Servicio de hosting y acceso remoto a imágenes y datos.

  • Digitalización certificada

Convertimos sus facturas, documentos sustitutivos y cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan carácter de originales, a formato digital conforme a los estándares de uso común y con un nivel de resolución admitido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Para ello, utilizamos software de digitalización homologado.

Estamos preparados para dar soluciones específicas para la digitalización certificada de facturas y e-facturas, expedientes de RR.HH., de PRL o clínicos, contratos, albaranes, etc.

Grabación de datos

Ponemos a su disposición nuestro equipo de profesionales para gestionar sus campañas de captación de datos, ya sean:

  • Inscripciones de socios
  • Suscripciones a revistas o folletos
  • Participaciones en sorteos o campañas
  • Grabaciones de cupones de todo tipo

Realizamos la grabación y recopilación de datos desde cualquier soporte y creamos sus ficheros digitales.

Expurgo de documentación

Nuestros asesores se encargarán de indicarle la cantidad de contenedores de seguridad necesarios y de facilitárselos. Siempre que lo necesite o según lo acordado, acudiremos a retirarlos, los destruiremos y le expediremos un certificado de garantía de destrucción y reciclaje.

EUROPCAR

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Digitalización, Gestión archivística y Custodia de los expedientes de RRHH de la compañía.

Europcar ha confiado en Roncalli la externalización del archivo de gestión del departamento de RRHH. A diferencia de otros proyectos de digitalización y/o custodia de archivos, son las tareas permanentes de gestión física y digital de expedientes, la actividad protagonista del proyecto, que nos ha permitido seguir creciendo como equipo y afrontar nuevos retos con éxito.

RED ELÉCTRICA DE ESPAÑA

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Custodia del Archivo General y Atención a Usuarios.

Hace ya más de 3 años, que el Archivo General de Red Eléctrica de España es custodiado en nuestras instalaciones de gestión documental.

Por el volumen de documentación de la compañía, fue preciso el desarrollo ad hoc de un Sistema de Gestión de Archivo que permitiera a los departamentos y empleados consultar de forma sencilla y rápida su documentación y tramitar sus peticiones de consulta desde cualquier lugar a través de una conexión a internet.

La atención permanente a los usuarios y el apoyo técnico a las necesidades documentales, la realizamos desde las instalaciones de REE a través de la dedicación exclusiva de un técnico documentalista encargado además de la coordinación del servicio con los operarios de archivo de Ibergrupo que trabajan en el proyecto.

  • Instalaciones con capacidad para la custodia de 240.000 cajas de archivo definitivo.
  • Gestión archivística de más de 40.000 registros documentales al año.
  • 5.000.000 de imágenes procesadas e indexadas.
  • Más de 15.000 peticiones de documentación atendidas anualmente.
  • 800 toneladas de documentos destruidos de forma certificada.

Red Eléctrica de España

“Red Eléctrica de España S.A.U ha confiado los servicios de gestión documental de nuestro Archivo General a IBERGRUPO CEE a través de su marca Gestión Documental, por la labor social que realiza como Centro Especial de Empleo y por las soluciones técnico-económicas altamente competitivas que ofrece para la ejecución de los proyectos.” Ventura Rodríguez (Jefe Departamento Estadística e Información).

Grupo Cortefiel

“Grupo Cortefiel ha apostado decididamente por confiar la gestión de recogida y destrucción de documentación confidencial y otras tareas asociadas a la Fundación Juan XXIII por su impecable trayectoria en la ejecución de proyectos para grandes empresas y el beneficio social directo que reporta su experiencia en integración de personas con discapacidad. Esperamos poder aportar nuevos e interesantes proyectos en el futuro a la Fundación y su Centro Especial de Empleo.” Ignacio Sierra (Director General Corporativo CCO Grupo Cortefiel).

IMS Health-MASA

“El alto nivel de calidad, orientación hacia nuestros objetivos, transparencia en sus procedimientos y su especial empuje positivo, hace que IMS cuente con Ibergrupo como un gran colaborador que, además, nos brinda la oportunidad de poner nuestro granito de arena en su admirable misión.” Margarida Oliveira, Directora IMS Health-MASA.

nuestras cifras

  • Instalaciones con capacidad para la custodia de 240.000 cajas de archivo definitivo.
  • Gestión archivística de más de 40.000 registros documentales al año.
  • 5.000.000 de imágenes procesadas e indexadas durante el año 2013.
  • Más de 15.000 peticiones de documentación atendidas anualmente.
  • 800 toneladas de documentos destruidos de forma certificada.
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LGD

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